Scarto (art.21, comma 1, lettera d)
La normativa prevede, in particolare, l'autorizzazione preventiva alla scarto di monografie, periodici e altro materiale librario appartenente a biblioteche di:
- enti pubblici territoriali (regione, province, comuni);
- di enti pubblici autonomi (tra questi sono qualificate le scuole di ogni ordine e grado, le istituzioni educative e le istituzioni universitarie);
- enti e istituzioni ecclesiastiche;
- soggetti privati, sia enti che persone fisiche, che siano state dichiarate di eccezionale interesse culturale.
Ai fini dell'attività di scarto si danno le seguenti indicazioni: (Mibact - Direzione generale biblioteche Cir. n. 102 del 27/09/2016):
1. è necessario individuare almeno 5 localizzazioni negli OPAC italiani, di cui almeno una localizzazione nella regione;
2. nel caso di collane o periodici, oltre alla localizzazione, deve essere considerata anche la consistenza della collana o del periodico in modo tale da valutare l'eventuale integrazione delle raccolte di altre biblioteche sul territorio;
3. è opportuno valutare la presenza di altre copie nella stessa biblioteca o nello stesso sistema bibliotecario urbano;
4. è da considerare anche lo stato di conservazione del documento bibliografico quando questo sia gravemente mutilo o comunque danneggiato al punto che ne sia notevolmente compromesso il normale utilizzo;
5. l'esemplare, oggetto di scarto, non deve essere caratterizzato da elementi che ne attestino l'unicità e la rarità quali ad esempio, caratteristiche editoriali, di produzione, di provenienza, note di possesso o legature di pregio;
6. non deve far parte di specifici fondi o raccolte di cui sia importante mantenere l'integrità;
7. la data di esecuzione non risalga ad oltre 70 anni (in accordo con le modifiche apportate dalla legge n. 124 del 2017 al D.lgs. 42/2004, art. 10 comma 5);
8. la pubblicazione non deve essere pervenuta per deposito legale.
Si fa inoltre presente che è necessario richiedere l'autorizzazione allo scarto anche di patrimoni esigui o correnti (Mibact -DG-BIC-Serv:1 circolare n. 17 del 21/12/2017).
La domanda di autorizzazione allo scarto deve essere inviata alla Soprintendenza archivistica e bibliografica competente per territorio.
Ad essa vanno allegati:
- verbale del Direttore della Biblioteca /Ente dal quale emergano le motivazioni che inducono allo scarto in accordo con il carattere distintivo della biblioteca e delle sue raccolte;
- determina o delibera dell'Amministrazione di appartenza che ne attesta l'approvazione;
- elenco del materiale contenente tutti gli elementi idonei alla sua identificazione (vedi modello allegato).
Il modello ha lo scopo di evidenziare quali sono gli elementi che la Soprintendenza ritiene utili per una corretta e più rapida valutazione del materiale da scartare ai fini del rilascio dell’autorizzazione.
In alternativa, le biblioteche potranno presentare le liste secondo i modelli già in uso o estratte in modo automatico dal software di catalogazione. Tuttavia, si richiede di indicare sempre, oltre ai dati identificativi della pubblicazione, lo stato della copia, la presenza di doppi e l’esito dello scarto.
Nel caso di periodici vanno specificati i fascicoli o le annate che si intendono scartare.
Una volta ricevuta l'autorizzazione, l'ente procede con un atto alla sdemanializzazione dei beni e, infine, comunica alla Soprintendenza la conclusione dei lavori.
Per i beni bibliografici non più presenti in biblioteca, perchè smarriti, rubati, non restituiti, non è possibile avviare un procedimento di autorizzazione allo scarto, ma è necessario prendere atto formalmente della situazione di fatto (tramite determinazione dirigenziale del responsabile della biblioteca).
Per quanto riguarda invece fondi bibliografici presenti in Biblioteca a seguito di donazione o acquisizione a qualsiasi titolo, ma non ancora inventariati, prima di procedere ad una eventuale eliminazione si raccomanda di trasmettere l'elenco alla Soprintendenza, affinchè possa valutarne l'eventuale interesse culturale.
