I proprietari, possessori o detentori di archivi di interesse culturale, siano essi pubblici o privati, hanno l’obbligo di garantirne la sicurezza e la conservazione in modo permanente, ai sensi del d.lgs. n. 42/2004 (art. 30). In particolare devono mantenere la loro organicità ed ordinare ed inventariare i propri archivi storici, costituiti dai documenti relativi agli affari esauriti da oltre quaranta anni.
Qualsiasi intervento di ordinamento ed inventariazione deve avvenire sulla base di un progetto dettagliato delle singole operazioni da effettuare, completo di tutti i dati ed elaborati tecnico-scientifici necessari e compilato da personale con specifiche competenze.
Il progetto così redatto deve essere presentato alla Soprintendenza per l’autorizzazione ai sensi dell’art. 21; in sede di autorizzazione, il Soprintendente si pronuncia, a richiesta dell'interessato, sull'ammissibilità dell'intervento ai contributi statali previsti dagli artt. 35 e 37 e certifica eventualmente il carattere necessario dell'intervento stesso ai fini della concessione delle agevolazioni tributarie previste dalla legge (art. 31).
Il riordinamento e l’inventariazione degli archivi devono essere svolti da personale in possesso dei requisiti tecnici e professionali richiesti ed essere effettuato utilizzando i software di descrizione e gli specifici standard indicati dalla Soprintendenza.
Riferimenti normativi: d.lgs. n. 42/2004, artt. 21, 30-31, 35, 37
