I documenti conservati negli archivi storici delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico sono liberamente consultabili. L’accesso avviene rivolgendosi agli enti stessi.
Per accedere, invece, agli archivi privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante, l'utente deve compilare una domanda indirizzata alla Soprintendenza, utilizzando un modulo in cui siano indicati: dati anagrafici del richiedente, estremi di un documento di identità valido, denominazione dell'archivio che si intende consultare, motivo della consultazione e caratteristiche della documentazione di cui si intende prendere visione. I dati personali sono utilizzati solo all'interno dell'Ufficio e sono gestiti nel rispetto della normativa sulla riservatezza dei dati personali (d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, ossia Codice in materia di protezione dei dati personali).
Una volta verificato che non vi siano condizioni ostative alla consultazione, la Soprintendenza trasmette al proprietario dell'archivio la richiesta di consultazione.
Per quanto riguarda gli archivi dipendenti dall'autorità ecclesiastica o da altre confessioni religiose, è necessario rivolgersi ai loro responsabili.
L'accesso alla consultazione degli archivi vigilati è negato alle persone indicate nell'elenco degli esclusi dalle Biblioteche statali e dagli Archivi di Stato, periodicamente inviato dall’Amministrazione archivistica centrale agli uffici periferici, a motivo di procedimenti in corso per sospetta sottrazione o danneggiamento del patrimonio documentario.
Sono dichiarati di carattere riservato dalla normativa vigente i documenti relativi alla politica estera e interna dello Stato e i documenti contenenti “dati sensibili", vale a dire quelli riguardanti la razza, le convinzioni politiche, filosofiche e religiose, l'appartenenza a partiti ed associazioni sindacali, lo stato di salute, la vita sessuale ed i rapporti riservati di tipo familiare. La consultazione di questi documenti è permessa:
- dopo 50 anni, per quelli relativi alla politica estera e interna dello Stato
- dopo 40 anni, per quelli relativi alla razza, alle convinzioni politiche, filosofiche e religiose, all'appartenenza a partiti ed associazioni sindacali
- dopo 70 anni, per quelli relativi allo stato di salute, alla vita sessuale ed ai rapporti riservati di tipo familiare.
Per documentati motivi di studio e di ricerca possono essere concesse autorizzazioni alla consultazione delle tipologie documentarie sopra descritte da parte del Ministero dell'interno. Per ottenere tale autorizzazione il richiedente deve compilare un apposito modulo che la Soprintendenza provvede a trasmettere alla Prefettura competente per territorio.
Riferimenti normativi: d.lgs. 22.1.2004, n. 42, artt. 122-127; d.p.r. 30.12.1975, n. 854, art. 1
Termini previsti: 30 gg.
