Lo scarto dei documenti degli archivi di enti pubblici e degli archivi privati dichiarati di interesse culturale è un intervento soggetto ad autorizzazione, ai sensi del d.lgs. 42/2004 (art. 21).
La richiesta di autorizzazione, indirizzata alla Soprintendenza, deve essere corredata dalla determina o delibera che esprime formalmente la volontà dell’ente e dall’elenco dei documenti proposti per l'eliminazione. L'elenco deve riportare, per ogni tipologia documentaria:
- gli estremi cronologici
- la consistenza in metri lineari
- il peso
- le motivazioni dello scarto, che evidenzino la funzione secondaria dei documenti da eliminare nel processo dell'attività amministrativa cui si riferiscono.
È responsabilità dell'ente accertare il venir meno dell'utilità giuridico-amministrativa dei documenti proposti per lo scarto.
La Soprintendenza rilascia una copia vistata dell'elenco, con l'approvazione totale o parziale dello scarto; l'ente può, quindi, procedere alla distruzione del materiale archivistico autorizzato, con facoltà di scelta delle organizzazioni di beneficenza o ditte specializzate da utilizzare, che dovranno rilasciare attestazione scritta dell'avvenuta distruzione (d.p.r. 37/2001, art. 8). A chiusura della pratica, l'ente trasmette alla Soprintendenza il verbale di distruzione della carta.
I piani di conservazione e i massimari di scarto costituiscono utile riferimento per le attività di valutazione e selezione dei documenti da eliminare periodicamente.
Modulistica
Riferimenti normativi: d.lgs. n. 42/2004, art. 21; d.p.r. n. 37/2001, art. 8
Termini previsti: 60 gg.
