Il prestito dei documenti appartenenti ad archivi soggetti alla tutela della Soprintendenza è subordinato al rilascio dell'autorizzazione del Ministero per i beni e le attività culturali e per il turismo (d.lgs. 42/2004, artt. 48, 66, 71, 74).
Mostre ed esposizioni sul territorio nazionale
Quando l'evento si svolge in ambito nazionale, il provvedimento autorizzativo del prestito è rilasciato dalla Soprintendenza su delega del Direttore Generale Archivi, così come previsto dal decreto ministeriale del 6 lug. 2010, n. 250. La richiesta di autorizzazione deve essere presentata al Soprintendente almeno 90 giorni prima dell'inizio dell'evento e deve contenere i seguenti elementi:
• titolo, luogo, durata, progetto tecnico-scientifico della mostra ed esposizione
• indicazione del responsabile della custodia dei documenti in prestito
• elenco dei documenti destinati alla mostra ed esposizione e loro dati identificativi
• valore assicurativo di ogni singolo documento nella formula da "chiodo a chiodo". L'assicurazione può essere sostituita dall'assunzione del rischio da parte dello Stato, per gli eventi che sono promossi dal Ministero o da enti pubblici, con il patrocinio dello Stato
• scheda tecnica nella quale siano indicate condizioni ambientali, di sicurezza degli ambienti espositivi e loro qualificazione, condizioni di imballaggio e di trasporto del materiale
• riproduzione fotografica.
Al termine dell’evento, il proprietario, possessore o detentore dei documenti deve comunicare l'avvenuta riconsegna alla sede di provenienza del materiale esposto, accertando - dopo la necessaria verifica - che non abbia subito danni.
Mostre ed esposizioni fuori del territorio nazionale
Per l'autorizzazione all’uscita temporanea dal territorio nazionale di documenti per mostre ed esposizioni è imprescindibile il riconoscimento, da parte del Ministero, dell'alto interesse culturale dell'evento e la garanzia dell'integrità e sicurezza del bene (d.lgs. 42/2004, art. 66). La Soprintendenza trasmette alla Direzione Generale Archivi la richiesta di autorizzazione (contenente i medesimi elementi del caso nazionale), corredata del proprio parere.
Una volta ricevuta dalla Direzione Generale Archivi l'autorizzazione al prestito, che avviene entro i termini di 90 giorni dall'avvio del procedimento, l'ente organizzatore presenta richiesta di attestato di circolazione temporanea all'Ufficio esportazione competente territorialmente, indicando il valore di ciascuno dei beni e i dati identificativi e anagrafici del responsabile della loro custodia all'estero. Il rilascio dell'attestato è subordinato all'assicurazione dei beni per il valore indicato nella richiesta.
Entro 40 giorni dalla ricezione della richiesta, l'Ufficio esportazione, valutata la congruità del valore indicato, rilascia o nega l'attestato, con parere motivato e dandone comunicazione all'interessato. L'attestato di circolazione temporanea indica anche il termine per il rientro dei beni, che non può essere superiore ai 18 mesi.
Per mostre ed esposizioni o altre manifestazioni fuori dal territorio dell'Unione Europea, oltre all'attestato di circolazione temporanea, è necessaria, in applicazione della normativa comunitaria, la licenza di esportazione temporanea dei documenti, rilasciata dall'Ufficio esportazione (d.lgs. 42/2004, art. 74).
Al termine dell’evento il proprietario, possessore o detentore dei documenti deve comunicare l'avvenuta riconsegna alla sede di provenienza del materiale esposto, accertando - dopo la necessaria verifica - che non abbia subito danni.
Riferimenti normativi d.lgs. n. 42/2004, artt. 48, 66, 74
Termini previsti: Autorizzazione prestito: 90 gg. - Rilascio licenza di esportazione: 40 gg.
