È vietata l’alienazione di archivi e singoli documenti che sono beni demaniali ai sensi del d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42 (artt. 53-54), in particolare di documenti di natura pubblica, cioè quelli prodotti da un ente o soggetto pubblico ed indirizzati ad un altro ente o soggetto pubblico, nonché i documenti privati indirizzati ad un ente o soggetto pubblico; sono invece esclusi i documenti inviati da soggetti pubblici a soggetti privati. Rimangono pubblici i documenti che erano originariamente parte di un archivio pubblico e il cui proprietario ha mutato natura giuridica (art. 13), oppure sono stati conferiti o concessi in uso ad enti diversi (art. 116).
Qualora i documenti pubblici o comunque tutelati ai sensi del d.lgs. n. 42/2004 siano stati illecitamente alienati, sottratti o estratti dal loro archivio, gli atti compiuti in violazione delle norme di tutela sono giuridicamente nulli (art. 164).
I documenti delle persone giuridiche private senza fine di lucro, compresi gli enti ecclesiastici civilmente riconosciuti, non possono essere venduti senza preventiva autorizzazione (art. 56), anche in assenza di una dichiarazione di interesse culturale.
La vendita o il commercio di documenti e archivi privati è consentita nei limiti e con le procedure previsti dagli artt. 59-63 del suddetto d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42.
Il soggetto (privato o commerciante) che procede alla vendita ha l’obbligo di presentare denuncia alla Soprintendenza entro 30 giorni dall’atto di trasferimento della proprietà. La denuncia deve necessariamente contenere tutte le informazioni e i dati previsti dall’art. 59, in forma completa e precisa, pena la nullità. Entro 60 giorni dalla denuncia di vendita, lo Stato può esercitare la prelazione sui beni venduti. In caso di denuncia omessa o tardiva il termine per la prelazione diventa di 180 giorni, a partire dal momento in cui la denuncia viene regolarizzata. In pendenza del termine di prelazione, l’atto di alienazione rimane condizionato sospensivamente e all’alienante è vietato consegnare i beni all’acquirente (art. 61). Anche qualora siano trascorsi inutilmente i termini per la prelazione, il venditore ha comunque l’obbligo di ottenere l’autorizzazione preventiva della Soprintendenza prima di consegnare il bene; quest'ultima autorizza lo spostamento del materiale documentario presso l’acquirente soltanto dopo aver accertato l’esistenza dei necessari requisiti di sicurezza della sede di conservazione.
In particolare coloro che esercitano il commercio di documenti, i titolari delle case d’asta e di vendita, i pubblici ufficiali preposti alle vendite mobiliari hanno l’obbligo di comunicare alla Soprintendenza l’elenco dei documenti posti in vendita, anteriormente alla vendita stessa, per consentire l'espletamento degli accertamenti necessari e sciogliere ogni eventuale dubbio relativo alla loro provenienza o commerciabilità (art. 63).
Riferimenti normativi: d.lgs. n. 42/2004, artt. 53-54, 56, 59-63, 164
Termini previsti: 120 gg.
